Rhenus SE & Co. KG
Digitale Aktenbetreuung
Eine umfassende Softwarelösung, die sämtliche Aktenvorgänge digitalisiert und automatisiert.
- Unternehmen
- Rhenus SE & Co. KG
- Branche
- Logistik und Dokumentenmanagement
- Mitarbeiter
- ca. 40.000
- Projekt
- Entwicklung der Software »Digitale Aktenbetreuung«
Herausforderung
Rhenus Logistics, ein führender Anbieter von Aktenbetreuungslösungen, stand vor der Herausforderung, seine manuellen Prozesse zu modernisieren. Die Aktenlagerung, Digitalisierung, Ausgabe und Vernichtung wurden bisher durch Excel-Tabellen verwaltet, was zu Fehleranfälligkeit, hohem Aufwand und begrenzter Skalierbarkeit führte. Das Unternehmen benötigte eine digitale Lösung, um die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und Kunden eine bessere Nutzererfahrung zu bieten.
Lösung
Die Enko Software GmbH entwickelte die »Digitale Aktenbetreuung«, eine umfassende Softwarelösung, die sämtliche Aktenvorgänge digitalisiert und automatisiert. Von der Online-Beauftragung bis hin zur gesetzeskonformen Verwaltung wurde ein nahtloser Prozess geschaffen, der den Kunden von Rhenus Logistics maximale Transparenz und Kontrolle bietet.
Ergebnisse
Die Einführung der Software führte zu signifikanten Verbesserungen:
- 25% geringere Abwicklungskosten, da manuelle Prozesse digitalisiert wurden.
- 5% höherer EBIT, dank Effizienzsteigerung und optimierter Abläufe
- Enorme Fehlerreduktion, durch die Automatisierung und klare Datenverwaltung
- Aufwandseinsparung, sowohl intern als auch für die Kunden
Funktionen und Vorteile der Lösung
Online-Beauftragung von Aktenvorgängen
Kunden können Aktenlagerung, Digitalisierung, Ausgabe oder Vernichtung direkt online beauftragen, ohne komplizierte manuelle Prozesse.
Bereitstellung von gescannten Akten
Die Software ermöglicht den Zugriff auf vollständige oder Teilakten in digitaler Form, wodurch Kunden jederzeit Zugriff auf benötigte Dokumente haben.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Die Software stellt sicher, dass alle Vorgänge den gesetzlichen Anforderungen zur Akteneinlagerung und -verwaltung entsprechen.
Verwaltung von Kundenstandorten
Kunden mit mehreren Standorten können ihre Akten zentral verwalten und individuell steuern.
Zugriffsrechte-Management
Die Software ermöglicht eine präzise Verwaltung von Zugriffsrechten, sodass Kunden genau kontrollieren können, wer auf welche Akten zugreifen darf.
Digitalisierung eines Excel-Prozesses
Durch die Automatisierung der bisher manuell gepflegten Excel-Tabellen wurden Effizienz und Skalierbarkeit erheblich gesteigert.
Fazit
Mit der »Digitalen Aktenbetreuung« hat Rhenus Logistics nicht nur seine internen Prozesse optimiert, sondern auch die Kundenbindung durch modernste Technologie gestärkt.
Die Partnerschaft mit Enko Software zeigt, wie Digitalisierung selbst in traditionellen Branchen nachhaltige Vorteile schaffen kann.
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Eine Erstberatung ist für Sie kostenfrei
In einem Erstgespräch finden wir gemeinsam heraus, welche Herausforderungen Sie haben, bieten Ihnen einen ersten Lösungsansatz und sprechen über Fördermöglichkeiten. Anschließend erhalten Sie von uns eine transparente Kostenkalkulation für Ihr individuelles Software-Projekt. Wir vereinbaren für jedes Projekt ein Ziel, dass Sie mit Ihrer Software-Lösung erreichen. Sei es eine Kostensenkung um 25 %, gesteigerte Prozess-Effizienz um 20 % oder ein ROI in unter 18 Monaten.
Ihr Ansprechpartner
Michael Kröschel
CEO und Gründer, CEO und Leiter Technik
+49 6502 40491-0
